Wellicht heeft u er al over gehoord: Voor 27 maart 2022 moeten een groot aantal organisaties UBO’s registreren in het UBO-register van de KVK. Bij niet tijdige registratie kunnen boetes worden opgelegd. In deze blog gaan we kort in op wie UBO’s binnen organisaties zijn en hoe de registratie van UBO’s werkt.
UBO-registratie is verplicht voor BV’s en NV’s (tenzij beursgenoteerd), maatschappen, VOF’s en Stichtingen en Verenigingen. Onder andere eenmanszaken, beursgenoteerde ondernemingen, 100% dochterondernemingen, verenigingen van eigenaren en publiekrechtelijke rechtspersonen hoeven geen UBO’s te registreren.
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Een UBO geeft aan wie de uiteindelijk belanghebbende is binnen een organisatie. De uiteindelijk belanghebbenden betreffen de personen welke 25% of meer eigendom in of zeggenschap hebben over de organisatie. Indien er geen sprake is van personen met meer dan 25% eigendom of stemrecht, zoals bijvoorbeeld bij Stichtingen en Verenigingen dienen de statutaire bestuurders ingeschreven te worden in het UBO-register als hoger leidinggevenden.
De UBO-registratie kan worden uitgevoerd door een tekenbevoegde vertegenwoordiger van de organisatie. Een persoon is tekenbevoegd als deze als zodanig is ingeschreven in het Handelsregister. Voor de UBO-registratie zijn de volgende gegevens nodig:
- Volledige voor- en achternamen van elke UBO en het BSN-nummer, zoals vermeld op het legitimatiebewijs
- Een geldig legitimatiebewijs van elke UBO, waarbij het aan te raden is de foto af te schermen. De kopie van het legitimatiebewijs moet in kleur zijn en van zowel de voor- als achterkant, waarbij het BSN-nummer zichtbaar moet zijn.
- Documentatie waaruit blijkt welk belang de UBO’s in de organisatie hebben (bijvoorbeeld een uittreksel van het aandeelhoudersregister, akte van oprichting, statuten of andere notariële akte)
- Indien de UBO-registratie per post wordt verzonden dient er een kopie legitimatiebewijs van de tekenbevoegde bijgevoegd te worden. Bij het digitaal versturen moet ingelogd worden met DigiD en een betaling van € 0,01 voldaan worden met een rekening op naam van de tekenbevoegde ter identificatie.
De UBO-registratie kan verricht worden via https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave/ Hier is ook het formulier te vinden voor de UBO-opgave per post. Bij vragen over de UBO-registratie helpen we u graag.
